De werkelijke prijs van financiële wanorde
Vorige week sprak ik een ondernemer die dacht dat zijn boekhouding wel meeviel. Ja, hij kreeg af en toe een boete van de Belastingdienst, maar dat waren toch kleine bedragen? Toen we zijn cijfers doorliepen, viel zijn mond open. Hij was het afgelopen jaar ongeveer €15.000 misgelopen door slordigheid. Niet door grote fouten, maar door honderden kleine dingetjes die zich hadden opgestapeld. Een gemiste aftrekpost hier, een verkeerd ingeschatte cashflow daar. MKB-Nederland heeft berekend dat ondernemers gemiddeld 12% van hun winst verliezen door rommel in hun administratie. Dat betekent dat van elke €100 die u verdient, €12 wegvloeit door dingen die heel goed te voorkomen zijn. Het ergste? U merkt het vaak pas maanden later, wanneer het te laat is om er nog iets aan te doen. Een ondernemer zonder grip op zijn cijfers is eigenlijk een beetje zoals autorijden met een beslagen voorruit.
Belastingboetes zijn nog maar het begin
Natuurlijk doen belastingboetes pijn. Te laat aangifte doen kost u direct geld, soms honderden euro’s per keer. Maar eerlijk gezegd zijn dat nog de kleinste problemen. Het echte leed zit in alle aftrekposten die u mist omdat uw administratie een puinhoop is. Die zakenlunch zonder bon, de autokosten die u vergeet op te voeren, kantoorspullen die u wel kocht maar nooit registreerde. De Belastingdienst schat dat de gemiddelde ondernemer zo’n €2.400 per jaar laat liggen aan gemiste aftrekken. En dan tel ik nog niet eens mee wat u misloopt aan kortingen bij leveranciers omdat u facturen te laat betaalt. Of de rente die u betaalt omdat u niet doorhad dat er geld op uw rekening stond. Deze kosten sluipen uw bedrijf binnen zonder dat u het merkt. Pas bij de jaarrekening komt de rekening en dan is het kwaad al geschied.
Cashflow chaos kost meer dan u denkt
Dit wordt pas echt vervelend. Zonder overzicht van uw boekhouding weet u nooit wat er financieel aankomt. Vorige maand nog had ik een klant die bijna een krediet afsloot omdat hij bang was voor cashflow problemen. Twee dagen later kwamen er drie grote betalingen binnen die hij totaal vergeten was. Die rente had hij zich kunnen besparen als hij gewoon wist wat er in zijn pijplijn zat. Het CBS heeft uitgerekend dat jaarlijks ongeveer 600 bedrijven failliet gaan puur door cashflow problemen. Niet omdat ze geen klanten hebben of slechte producten verkopen, maar omdat ze geen idee hebben wanneer het geld binnenkomt. Met een goede boekhouding kijkt u maanden vooruit en ziet u problemen aankomen voordat ze ontstaan. Zonder dat overzicht bent u constant aan het gokken met uw bedrijf. En gokken is geen strategie.
Uw tijd weggegooid aan administratieve rompslomp
Laat ik u eens een simpele som voorleggen. Hoeveel verdient u per uur als ondernemer? Zeg €75. Hoeveel uur per maand steekt u in het uitzoeken van uw rommelige administratie? Tien uur? Dan gooit u maandelijks €750 weg aan tijd die u veel beter kunt besteden. Dat is bijna €9.000 per jaar! En dan hebben we het nog niet over de stress gehad. Weet u hoe frustrerend het is om een belangrijke bon niet te kunnen vinden als de accountant ernaar vraagt? Of om achter te komen dat uw bankafschriften niet kloppen met uw eigen notities? Die tijd had u kunnen steken in nieuwe klanten zoeken of uw product verbeteren. In plaats daarvan zit u bonnetjes te sorteren zoals een overstressed boekhouder. Uw tijd is te waardevol om te verspillen aan dingen die een computer veel beter kan.
Kansen die u misloopt door blindheid voor cijfers
Hier wordt het pas echt pijnlijk. Welke producten leveren u eigenlijk de meeste winst op? Welke klanten zijn het waard om extra energie in te steken? In welke periode van het jaar loopt uw omzet altijd terug? Als uw boekhouding een puinhoop is, kunt u deze vragen simpelweg niet beantwoorden. U gaat op gevoel, terwijl uw concurrenten op data beslissingen nemen. Vorig jaar hielp een boekhouder in Zoetermeer een ondernemer ontdekken dat 80% van zijn winst kwam van slechts 20% van zijn klanten. Die man was jaren bezig geweest om alle klanten tevreden te houden, terwijl hij beter had kunnen focussen op die handjevol goudhaantjes. Bij Emis Finance zien ze dit vaker: ondernemers die na het opruimen van hun cijfers ineens heel andere keuzes maken. Plots weten ze waar ze hun marketingbudget moeten besteden en welke activiteiten ze beter kunnen stoppen. Dat soort inzichten zijn goud waard, maar zonder degelijke cijfers blijft u in het donker tasten.
Uw reputatie staat op het spel
Mensen onderschatten hoe belangrijk een nette administratie is voor hun imago. Banken die krediet moeten beoordelen, kijken naar uw cijfers. Grote klanten die samenwerken willen, vragen om financiële referenties. Potentiële zakenpartners willen zien dat u uw zaken op orde heeft. Rommelige boekhouding suggereert rommelig ondernemerschap. Ik ken verhalen van ondernemers die lucratieve contracten zijn misgelopen omdat hun papierwerk niet klopte. Banken die geen vertrouwen hadden in hun cijfers en daarom slechtere kredietvoorwaarden aanboden. Klanten die overstapten naar concurrenten die wel professioneel overkwamen. Deze reputatieschade is lastig in euro’s uit te drukken, maar kan jaren duren om te herstellen. Goede cijfers zijn daarom ook gewoon good business. Mensen doen liever zaken met ondernemers die hun zaakjes op orde hebben. Advies en coaching op dit gebied is een investering in uw geloofwaardigheid die zich terugbetaalt in betere deals en meer vertrouwen.
Hoe u deze geldlekken dicht kunt stoppen
Goed nieuws: al deze problemen zijn op te lossen. Begin met eerlijk naar uzelf zijn. Hoeveel tijd verliest u nu aan administratieve chaos? Welke fouten heeft u gemaakt die voorkomen hadden kunnen worden? Waar ergert u zich het meest aan? Dan kunt u kiezen uit twee wegen. Of u pakt het zelf op met moderne software en goede training. Of u besteedt het uit aan iemand die er verstand van heeft. Voor de meeste ondernemers is uitbesteding een no-brainer. De kosten van een boekhouder zijn vaak lager dan wat u nu verliest aan tijd en gemiste kansen. Plus u krijgt er echte business inzichten bij die u helpen betere beslissingen te maken. Het mooie is dat u het verschil direct merkt. Meer overzicht, minder stress, betere cijfers om op te sturen. De verborgen kosten van slechte boekhouding zijn hoog, maar gelukkig zijn ze ook volledig te voorkomen. U hoeft alleen de knoop door te hakken.
Klaar om de geldlekken in uw administratie te dichten? Zoek contact met een ervaren boekhouder en ontdek hoeveel u kunt besparen door uw cijfers eindelijk op orde te krijgen. Uw portemonnee zal u dankbaar zijn.